En ce début de saison des assemblées d’approbation des comptes, nous rappellerons brièvement les fondamentaux :

  • Comment approuver vos comptes ?

Dans les SARL : les associés doivent approuver les comptes dans le délai de 6 mois de la clôture de chaque exercice et doivent être convoqués au moins 15 jours avant la date de l’AG par lettre recommandée avec accusé de réception. Une alternative est désormais possible si vous avez préalablement recueilli l’accord écrit de vos associés pour ce faire : envoyer la convocation, accompagnée de tous les documents annoncés, par courrier électronique.

Les documents suivants doivent-être joints à la convocation :

– le rapport de gestion (quand il doit être établi) 
– les comptes annuels 
– le texte des résolutions proposées
– le rapport du commissaire aux comptes (quand il y en a un)

Dans les SAS : les associés doivent approuver les comptes dans les conditions et délais prévus dans vos statuts (la loi ne le précisant pas). En pratique, les statuts obligent généralement les associés à approuver les comptes dans les 6 mois de la date de clôture de l’exercice.

Dans les sociétés civiles : l’article 1856 du Code civil n’oblige pas expressément l’approbation des comptes annuels mais se limite à imposer au gérant de rendre compte de sa gestion aux associés au moins 1 fois par an. Il reste que quasi systématiquement cette obligation annuelle d’approbation des comptes est imposée par les statuts.

Les associés doivent être convoqués au moins 15 jours avant la réunion de toutes assemblées, par lettre recommandée avec accusé de réception.

A noter :

  • les EURL et SASU n’ont plus l’obligation de tenir une assemblée d’approbation des comptes. Cela demeure cependant indispensable si vous souhaitez procéder à des distributions.
  • les vices de convocation aux assemblées des SARL, SAS et SC sont couverts si tous les associés sont présents ou représentés à l’AG et prennent part aux votes. En pratique, pour s’en réserver la preuve, il importe qu’ils signent la feuille de présence ou le PV d’AG.

 

  • Quels sont les documents à déposer obligatoirement au greffe du Tribunal de commerce ?

Les sociétés civiles n’ont rien à déposer. Seules les sociétés commerciales y sont tenues (EURL, SARL, SAS et SASU notamment). L’étendue des documents à déposer est variable selon les structures. Cela est résumé dans le tableau de synthèse ci-après :

 

  • Quel délai pour effectuer le dépôt ?

Vous devez déposer ces documents dans le mois suivant l’approbation de vos comptes et au plus tard dans les 7 mois après la clôture de chaque exercice. Dans le cas d’une clôture au 31 décembre d’une année N, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l’année N+1.

Bon à savoir : Vous avez 1 mois de plus en cas de dépôt électronique (i.e. sur infogreffe, ADC s’en charge si vous le souhaitez).

Enfin, rappel important : n’oubliez pas de reporter vos assemblées sur votre registre (préalablement coté et paraphé généralement par le greffe du Tribunal de commerce) en faisant signer vos associés.

Bonnes assemblées !

Carina Goncalves
Juriste en droit des sociétés
Cabinet Touttée Conseil & Associés
www.tca-avocats.com